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<html newsdate="2012-04-12">
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<title>Résumé et analyse du cas ville d'Helsinki et OpenOffice en 2010-2011</title>
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<h1>Résumé et analyse du cas ville d'Helsinki et OpenOffice en 2010-2011</h1>
<p>Ce document a été préparé par la Free Software Foundation Europe (FSFE) pour les lecteurs qui sont intéressés par le projet pilote OpenOffice de la ville d'Helsinki, et les leçons qui peuvent en être tirées.</p>
<h2>Rappel &#160;: Historique du projet pilote OpenOffice</h2>
<p>L'émergence du projet est une initiative politique du membre du conseil municipal Johanna Sumuvuori&#160;:
«&#160;Dans la ville de Lappeenranta l'usage croissant de logiciels libres<a href="#fs">¹</a> induit une économie d'environ 70 pourcent sur le budget informatique de l'école&#160;»
Cette initiative a été signée par 60 autres membres du conseil et présentée au conseil municipal du 24/11/2011.</p>
<p>Durant l'été 2011 la ville d'Helsinki a recruté un nouveau DSI. Une fois installé, il a préparé un plan de réponse à l'initiative du conseil municipal. Lors d'une réunion en Janvier 2011, organisée par la conseillère Sumuvuori, à laquelle la FSFE a également été conviée, le nouveau DSI d'Helsinki Raitio a présenté son plan. Il souhaitait d'abord nommer un chef de projet. Puis le département de l'information aurait installé OpenOffice sur les ordinateurs portables de tous les membres de la commission municipale&#160;-&#160;un groupe d'environ 600 représentants élus qui participent à la gouvernance de la ville via une douzaine de commissions plus restreintes. En cas de succès, ce projet pilote aurait été suivi par l'installation de OpenOffice sur les 21000 postes de travail de la ville.</p>
<p>Plus tard l'hiver de la même année, la FSFE a échangé une correspondance e-mail avec Raitio, et en Mars 2011 la FSFE a eu le plaisir de rencontrer la responsable du projet pilote OpenOffice. Elle a parlé aux représentants de la FSFE de ses plans, ainsi que de certaines difficultés rencontrées en essayant de créer un package OpenOffice au format MSI permettant une installation automatique sur les stations de travail de la ville. La FSFE apprit aussi à cette occasion que la majeure partie de l'informatique était externalisée vers la société Tieto, et que ce projet dépendait dans une certaine mesure de la capacité de Tieto à installer OpenOffice. Comme nous voulions être sûr à la FSFE que ce projet n'allait pas échouer pour de simples raisons techniques, nous avons offert notre aide pour les questions techniques, et nous avons également présenté le responsable du projet en personne aux responsables officiels de la migration vers OpenOffice au ministère finlandais de la justice. L'un d'entre eux était Martti Karjalainen, le responsable du projet, qui a par la suite écrit une thèse de doctorat sur le sujet. Nous avons également annoncé à Tieto que nous pouvions leur fournir plus de contacts en cas de besoin&#160;-&#160;par exemple chez Novell ou IBM, car ces entreprises fournissent une assistance commerciale et des produits basés sur OpenOffice</p>
<p>Plus tard, au printemps, les représentants de la FSFE ont reçu un e-mail du responsable du projet Raitio, les informant que l'installation automatique d'OpenOffice sur les postes de travail de la ville se déroulait normalement.
Puis des nouvelles concernant le projet ont été <a
href="https://joinup.ec.europa.eu/news/fi-city-helsinki-start-open-source-desktop-pilot"> publiées
sur osor.eu</a>, Raitio a prévenu la FSFE que le département de
l'information ne communiquerait plus de nouvelles concernant les
développements du projet, et qu'il nous faudrait attendre la
publication du rapport final. Quand <a
href="http://www.hel.fi/static/public/hela/Kaupunginhallitus/Suomi/Esitys/2012/Halke_2012-01-30_Khs_4_El/C04F5ACC-C298-4DA2-8B0E-A0FC089C0E1F/Liite.pdf">le
rapport final</a> a finalement été communiqué aux élus le 28-12-2011,
le département de l'information de la ville n'en a pas informé la FSFE.</p>
<p>Malgré le manque d'informations officielles, début Décembre 2011
certaines informations sur le déroulement du projet pilote ont
filtrées. Il s'avérait que:</p>
<ul>
<li>OpenOffice avait été installé sur les ordinateurs
portables des membres de la commission municipale, mais dans le même
temps MS Office avait été supprimé, ce qui obligeait les membres de
la commission à interagir avec le reste de l'administration municipale qui utilisait toujours les formats de
fichiers propriétaires de Microsoft (doc, xls). Ces formats
propriétaires causaient des problèmes d'interopérabilité.</li>
<li>Les utilisateurs n'avaient reçu aucune formation, ils étaient censés s'adapter eux même au nouveau programme.</li>
<li>Les utilisateurs rencontraient des problèmes pour
ouvrir les formats de fichiers MS Office les plus
récents comme .docx et .xlsx. Les membres de la
commission se sont rendus compte que
le changement des extensions en .doc et .xls réglaient
le problème. La prise en charge des fichiers docx
et xslx avaient été intentionnellement de
côté, car ces fichiers sont normalement pris en charge
par défaut.</li>
<li>Le département de l'information a conduit une
enquête par e-mail auprès des membres de la commission
leur demandant s'ils souhaitaient un retour à MS
Office, ce à quoi seulement 25% ont répondu par
l'affirmative. La majorité souhaitaient conserver
OpenOffice malgré le peu d'assistance du
département de l'information.</li>
</ul>
<h2>Analyse du rapport du département de l'information</h2>
<p>Quelques jours après Noël 2011, le département de
l'information a remis un rapport sur le projet pilote OpenOffice au
conseil municipal. Ce rapport de 20 pages concluait que le passage
à OpenOffice couterait 74% de plus que de continuer à
utiliser MS Office sur une période de 7 ans.
Si l'on en croit le rapport, l'investissement pour une migration sur
deux ans serait de 4,5 millions d'euros, suivi d'un coût annuel de 3,4
millions d'euros. La portion du rapport détaillant les calculs
est limitée à 3 pages, et manque de calculs
réels, nous ignorons ainsi quels problèmes sont
envisagés pour provoquer de tels coûts. La ville ne
dévoile pas les méthodes utilisées pour ses calculs.</p>
<p>Cependant, le rapport mentionne que les calculs sont basés
sur un modèle présenté dans le document «&#160;Gartner Toolkit&#160;: The Cost to Upgrade
Microsoft Office or Move to OpenOffice.org&#160;». Comme ce rapport n'est
pas issu de la recherche académique, mais est un article
Gartner coûtant 7500$, on peut raisonnablement se demander si le
modèle Gartner a été soumis à un examen et
une évaluation correcte puisqu'il est quasiment secret.
Tout ce qui est connu de ce rapport est que ce document est
écrit par une personne seule,et que l'auteur donnait en 2008
des arguments en faveur du format OOXML de Microsoft, alors que dans le même
temps le reste de l'industrie (IBM, Novell, Google notamment)
soutenait le format Open Document qui devint plus tard un standard ISO
et est largement pris en charge par toutes les suites bureautiques et
les visionneuses de documents disponibles aujourd'hui.</p>
<p>Un tel secret rend suspect les résultats devant servir de base
de décision, que ce soit à l'intérieur ou
à l'extérieur du département de l'information de
Helsinki.
Tandis que ce secret rend quasiment impossible un débat
sérieux au sujet de ces calculs, quelques unes des
hypothèses avancées devraient être mises en doute.
Par exemple, les calculs supposent que malgré la migration vers
OpenOffice, l'organisation continuera à utiliser les formats de
fichiers propriétaires de Microsoft, alors que l'un des
bénéfices majeurs de la migration vers OpenOffice ou
d'autres suites équivalentes est justement l'utilisation native
des formats ISO Open Document.
Ce qui assure l'organisation que leurs documents bureautiques sont
archivables électroniquement et pourront toujours être ouverts
dans 10 voire 100 ans. De plus, s'appuyer sur de tels standards apporte
d'autres avantages en terme d'interopérabilité, puisque
les fichiers peuvent être lus et écrits à tout moment et
en tout lieu, sans verrouillage commercial.
Une autre hypothèse dans les calculs est qu'après la
migration, 5500 utilisateurs (12% du personnel utilisant des
ordinateurs) continuera à avoir besoin d'utiliser MS Office, en
raison de certaines fonctionnalités avancées
supposées exister perpétuellement dans MS Office, et ne jamais
être disponibles dans OpenOffice ou LibreOffice.</p>
<p>Ce problème de secret est aggravé par le fait que le
rapport fourni par le service de l'information de la ville d'Helsinki
ne fait mention d'aucuns auteurs. Normalement il est demandé
aux fonctionnaires d'être identifiés lorsqu'ils exercent leurs
fonctions. Est-ce que les auteurs du rapport ont recouru à
l'anonymat car ils ne voulaient pas être tenus pour responsables des
résultats ? Le rapport a-t-il seulement été
écrit par des fonctionnaires municipaux, ou par un consultant
du fournisseur des systèmes actuels utilisé par la ville ?</p>
<p>Il est également intéressant de noter que toute
l'analyse des coûts n'a été faite qu'en consultant
Microsoft et ses revendeurs. A notre connaissance aucune demande
d'information n'a été adressée à des
entreprises fournissant des services relatifs à OpenOffice ou
à d'autres fournisseurs de suites bureautiques. IBM ou Novell
n'ont même pas été consultés directement.
Ainsi, le calcul de coût manque totalement
d'informations tarifaires de fournisseurs pouvant potentiellement
fournir une assistance commerciale pour OpenOffice ou des produits
similaires. Et aucun chiffre concernant les prix de l'accord conclu avec Microsoft, où d'autres coûts relatifs à
Microsoft ne sont fournis. Seules les
différences de coûts sont présentées.</p>
<p>Il est également intéressant de noter que la notion
de passation de marché public est absente du rapport. Les
auteurs anonymes du document semblent ignorer toutes les questions de
libre compétition et d'appel d'offre. Par exemple les calculs
supposent que durant les 7 années pour lesquelles les
projections sont faites, des logiciels comme Microsoft Sharepoint et
Exchange resteront utilisés. A la page 7, se trouve une figure
indiquant que le département de l'information a
déjà décidé de renouveler l'accord avec Microsoft
tout les 3 ans, au moins jusqu'en 2019, ce qui
peut être illégal au regard du droit ds marchés publics finlandais.
</p>
<p>Du point de vue du contribuable, le DSI d'Helsinki a commis une
grave erreur tactique en rendant un rapport révélant que
la ville n'a pas d'alternatives au moins jusqu'en 2019, et qu'elle
prévoit de renouveler ses contrats avec Microsoft tant que que
les prix augmenteront de moins que 3,4 millions d'euros - tout
cela alors que le prochain round de négociation avec
Microsoft est programmé en 2012, l'année suivant la
publication de ce chiffre. Le strict minimum que puisse faire un DSI
dans cette situation, est de mettre sur la table l'option de migrer
vers une autre solution lors de la négociation pour
modérer les augmentations de prix, et ce même si le DSI n'est
pas personnellement favorable à la mise en place de la solution alternative.</p>
<p>La FSFE va continuer à suivre cette affaire et à
apporter son soutien à toute activité visant à
promouvoir les alternatives et la compétition. A la FSFE nous avons le
sentiment qu'un des points clefs est la fourniture correcte de
logiciels, comme pour toutes les acquisitions réalisées
avec l'argent des contribuables. Pour s'assurer d'une
compétition juste, et d'une utilisation efficace des fonds
publics, aucun département de l'information ne devrait
considérer comme acquis l'utilisation des produits Microsoft ou
d'OpenOffice. Chaque système doit être testé, et la
meilleure offre choisie.</p>
<p>Si vous pensez que nous travaillons pour une bonne cause, vous
pouvez nous aider en&#160;:</p>
<ul>
<li>nous fournissant des copies des accords que votre
gouvernance locale a signé avec Microsoft</li>
<li>inscrivez vous comme soutien à <a href="https://my.fsfe.org/donate">fsfe.org/support</a></li>
<li>garantissez notre financement et <a
href="https://my.fsfe.org/donate">donnez à la FSFE</a></li>
</ul>
<p>See also:</p>
<ul>
<li><a
href="/news/2011/news-20111213-01.html"> Les
fonctionnaires de la ville d'Helsinki très satisfaits des
logiciels libres</a></li>
<li>Martti Karjalainen: <a
href="http://acta.uta.fi/pdf/978-951-44-8216-8.pdf">Large-scale migration to an open source office suite: An innovation adoption study in Finland.</a></li>
</ul>
<p>Cette analyse a été préparée par
l'équipe finlandaise de la FSFE dirigée par Otto
Kekäläinen, coordinateur finlandais, FSFE.</p>
<p><a name="fs">¹</a> = comprenez pourquoi à la FSFE, <a
href="/activities/whyfs/whyfs.html">nous parlons de
logiciel libre</a> plutôt que d'«&#160;open source&#160;»</p>
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